精實管理的實際輔導案例-資訊工程師

捷達優企管前一次的線上免費課程，反應非常的熱絡，就連課程結束後，仍有許多學員意猶未盡地想要了解精實精神如何運用於工作日常管理當中。尤其對於如何將其運用在不同的職務工作流程中非常好奇，也有學員私下來訊詢問實踐師：精實管理如果要運用於工程師這份職業的話，又該如何進行精實管理的投入與改善呢？由此可見，經過了本次的課程，學員對於精實管理的既定印象，已經從只有製造業能夠做使用，轉變成更以不同的構面去看到「精實」的角度。

且讓我們再複習一次，最初精實管理運用在生產方面時，總結為以下5個重點：
 
  1. 提高品質
  2. 加快流程速度，避免浪費
  3. 降低成本
  4. 提高顧客滿意度
  5. 持續改進的文化素養
當企業的浪費減少、著重質量的提升，其生產的時間以及所耗費的成本也會跟著降低，若從生產方面的角度來看，精實管理的精神在強調持續優化與改善，那麼當我們再回到今天想要回饋學員們的提問上時，其實只要用同樣的精神為核心進行思考即可。

因「工程師」此一職稱的定義極為廣泛，實踐師此次便以捷達優企管曾經輔導過的案例，舉「資訊安全工程師」為例進行分享：

職務名稱：資訊安全工程師
 
  1. 主要工作描述：具備相關資訊安全知識，藉由組織內部能力與外部廠商與專家協助，建立符合法規與組織安全需求的系統、網路與安全架構服務，並執行相關維護作業，以協助其他單位執行資訊安全相關活動。
  2. 工作職責：資訊安全管理系統維護、資產與風險管理維護、資訊安全系統防務架構規劃、系統網路維護、資訊日誌分析與監控、雲端安全管理、資訊安全事故通報、法規遵循。
  3. 工作任務：針對上述的工作職責，展開主要活動、流程程序、對應部門。
  4. 工作產出：針對上述的工作任務，展開工作的投入、運行文件與產出文件報告…等。
實踐師建議將預計改善的四個構面，進行定義與分類，使改善的方向能夠明確的被定義。而針對職務上的精實管理，可以用以上的構面來判斷。參考下圖：
 

針對上述的範例，其工作職責所對應的相關資訊被展開後，可用精實管理的五個重點精神(紅字部分)進行探討，可參考下表：
 
 
 
上表的用意即是透過工作職務中，所依循的流程、權責、產出與部門關係，進行詳細探討，因此一名工程師的精實管理，可以從四個構面、五個重點進行著手。例如在這個案例中，此企業的資訊工程師其中一項任務「建立資產清冊」當中的第一項流程「盤點公司資產」，捷達優在企業健診的過程中進行流程檢視後，實踐師發覺在原本作業程序的運行上可能不是這麼有效率，便可以以五個重點進行思考，並提出能夠進行提升的解決方式，舉例如下：

原本工程師需要挨家挨戶的到各個座位上進行盤點，但另外一種改善方式是，可以請各單位分別推派一名管理者，統一收集大家所保管的資產編號，並維護在電子紀錄版上。後續，工程師依照回收的結果進行收斂反饋，來提升在盤點這項作業上的工作效率。

以上的範例僅為其中一個程序的說明，精實的精神在強調持續優化與改善，我們可以透過上述的分享案例，思考如何將手邊的工作內容、程序與運行變得更好，以逐步改善、逐步強化的心態進行發想，才能夠在變化多端的這個時代當中，持續維持企業的長期競爭力。
 


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