二十一世紀後，企業已很難以置身在數位應用的範疇之外
疫情催化，數位時代的奔騰浪潮席捲全球。您的企業，跟上了嗎？
當時間進入二十一世紀時，人們就已經預期這會是一個由電腦、網路、通訊等資訊科技所引領的新時代；Covid-19的全球大流行更是催化了數位時代的全面來臨：遠距上班/行動辦公的需求、視訊會議或連線教學的需求、實體商家必須提供外送服務或是轉而經營網路電商以求生存等等，都讓許多還沒跟上數位浪潮的企業，意識到了本身在資訊系統上的弱勢以及危機可能會演變成攸關企業存亡的嚴重問題。也因此，「數位轉型」這四個字變成了一組熱門的關鍵字，更是企業管理上的顯學與趨勢，不管是否已了解詳細內涵，想進行數位轉型的企業數不勝數，不論新客戶或舊客戶，中小企業主們不約而同地來詢問捷達優企管的實踐師們：「我們也想做數位轉型，我們應該怎麼做？你們能夠怎樣協助我們？」
「數位轉型」人人都能琅琅上口，但其中意涵是否都能理解？
要回答這兩個問題以前，我們應該先來稍微說明一下，所謂「數位轉型」的定義為何。根據資策會的說明，「轉型」是指企業長期經營方向、營運模式及其相應的組織架構、資源配置方式的整體性改變，是企業重新塑造競爭優勢，轉變成新的企業型態的過程。所以資策會將「數位轉型」定義為「以數位科技大幅改變企業價值的創造與傳遞方式」，轉型的成果將展現在客戶體驗、營運流程、新產品服務市場、新商業模式、數位創新能力、數位資產的累積、數位的組織文化等面向的改變；簡而言之就是運用數位化科技，改變企業原本的經營型態，進而讓企業的運作達成更好的效率與效益。而企業的「數位轉型」一般又被分成下列三階段：數位化、數位優化、數位轉型，以下我們就來約略地說明一下三者間的差別，企業可以藉此了解本身目前的數位轉型進程正處在哪一個階段、需要如何往下一個階段邁進，以及捷達優企管顧問在這三個階段裡面能夠怎樣去協助企業：
- 數位化-將數位系統工具導入
數位化是企業在數位科技運用上的初期階段，也是數位轉型這一個大工程的基礎建設部分，意思是指企業從完全沒有使用數位工具，到引進資訊系統做使用的過程。例如導入各種專業數位工具像是CRM，將企業與客戶間的資料做整理，或是其他諸如ERP/POS/HCM系統等，都是將企業從傳統紙本與純人工的工作轉變成電腦作業、甚至做到雲端化，來改善原本處理流程複雜、資料謄寫費時、報表查閱不易、人力被浪費甚至重工等等問題。
捷達優企管在台灣中小企業深耕多年，非常了解中小企業在數位化方面的需求以及困難點，如龐大的建置或導入費用、公司內部專業資訊人員不足或擔心資訊外流…因此我們在多年的尋找與嘗試之後，推薦一套BPM系統名為CloudEIP，這是由瑞研網技所開發的電子簽核作業系統，非落地版的雲端形式，解決了開發或維護不易、以及導入龐大系統需要花費大筆金額的缺點，至今已為多間中小型的公司導入，即是企業數位化工作的成功案例。
- 數位優化-將既有的數位系統工具做檢視、梳理、整合、強化或相互串聯
企業數位優化的階段，是以前一項數位化時期所導入的數位系統工具為基礎，進一步做統整，並梳理整體的企業管理及作業流程，減少多餘的人力或財務成本支出，來提升企業營運的效能與效率。數位優化也是最多企業「卡關」的階段，二十一世紀這個數位時代也已經過20餘年，不少企業都已經有了最基本的數位系統工具，其中最常見的就是ERP企業資源規劃系統。有些企業會將ERP單純看成是一套財務會計管理系統，不過事實上這是一套相當複雜、不僅僅包含財會系統的工具，往往在第一個階段「數位化」時期就已經讓許多企業吃足苦頭、付出許多人力與財力。而也因為ERP系統的過於複雜，中小企業在好不容易完成導入的大工程之後，即使發現它不是非常適合自身、也不得不硬著頭皮繼續用下去，但是後續想要的功能做不到，或必須換著方式做，如系統使用流程與實際情況不完全相符、需要的報表找不到或無法產出，都是企業在「數位優化」階段需要去克服的問題。
不限於我們的客戶，包括在課程中、或是私底下向實踐師諮詢的學員，捷達優企管遇過非常多目前正處於這種情況的企業，詢問應該要如何解決這樣的資訊系統困境。而做為企業管理顧問，我們所能提供的，其實不脫離下列幾個步驟：執行詳盡的企業健診，將所有的作業流程做出盤點，釐清組織對於系統的需求之後，再回饋最真實的建議，並且利用專業以及過去的經驗帶著客戶逐步實現變革取得數位優化的效益。因為我們並不是系統商，我們在乎的不是急於將系統賣給客戶、或讓客戶認為只要導入新系統就能解決所有問題，而是提供最適合的解決或整合方案，像是ERP的使用流程優化、管理機制導入、舊有系統與新異質系統的串接等等，都是捷達優能夠提供給中小企業的服務價值。
- 數位轉型-團際共識的凝聚與商業模式的再造聚焦
第三階段才是數位轉型當中最核心的議題，真正的企業「轉型」，企業要能夠成功達成數位轉型，除了需要完成前兩個階段的工作，具備充足的數位資訊工具運作能力以及順暢合理的資訊系統作業流程，還要累積有足夠的資訊財產，例如客戶需求與營業數據等，才有依據來開發出嶄新的經營及商業模式。
能夠進入到此階段、開始要進行最終數位轉型的企業，其實不論在人員能力或軟硬體上面，都已經具備有相當厚實的實力，缺乏的多半僅是內部在對於如何開發新商業模式上，沒有確實的方向或是共識。在遇到這樣的企業時，捷達優實踐師們採取的做法，則是協助企業組織省視自身，回到最原始的企業使命與願景凝聚，因為企業內部需要先重新對焦：在未來10年、20年甚至50年、100年，我們想要成為一間什麼樣的公司，為了達成這個永續經營的目標，我們又應該如何去發展我們的組織與商業模式，在這個部分有了清楚的輪廓之後，再去討論該怎麼運用現行的數位系統工具與資源去做企業整體的轉型，才會有實質效益。而在輔導企業訂立出轉型目標與方針之後，實踐師們也會持續陪伴，除了以一個第三方的角色，運用專業與經驗給予引導及意見之外，也會積極提供與尋求其他的外部資源，全力協助企業完成數位轉型的大工程。
達成數位轉型不容易，卻可能是一條必經之路
數位轉型是一條長遠且並不容易的道路，但卻可以說是攸關許多企業存亡與否的旅程，曾經有人預測將來許多職業都會被科技取代，工作者如果無法提升自己的技術能力，將很可能被AI取代；換言之，企業也是一樣，當未來更多公司或產業都走向高度自動或數位化，卻只有自己還停留在傳統的框架裡的話，可以想見那將會是多麼危險的一件事情！
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